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1.記錄
    假使顧客有意向酒店預訂宴會，那么，酒店營銷人員便需問清楚宴會的日期、時間、名稱、性質以及聯絡人姓名、電話，并書面記錄下來。另外，顧客對菜單內容、飲料種類、赴宴人數、宴會預算、擺設方式、付款方式以及其他如花飾、活動酒吧、代支費等方面的要求，酒店營銷人員也應如實記錄。
當然，在預約步驟中，酒店營銷人員應提供酒店報價單給顧客，因為大部數顧客在簽訂合約前可能還會與其他酒店進行比價。無論如何，酒店營銷人員務必詳細記錄每次跟顧客洽談的結果，處將其存檔備查外，也需正確無誤地將資料內容轉達給其他相關人員。
 

為方便起見，上述預約宴會所需的資料都可囊括在酒店宴會洽談表中。有了酒店宴會洽談表，酒店營銷人員與顧客洽談時便可以馬上將所有資料填妥，并將顧客的要求圈選出，并且在將宴會通知單發給各單位時，所有酒店宴會需求一目了然。
2.收取定金
通常，除熟客及小型宴會不預付訂金外，其他所有大型宴會在預約時，都必須先交10%的訂金，付完訂金才表示該宴會場地確實已被定下。否則一個大型宴會如果臨時取消，對酒店勢必造成重大損失。因此，預收訂金對酒店而言是一種自保方式，很有必要。
除此之外，若在原來預約宴席的顧客未付訂金之前，又有其他顧客欲訂同一場地，酒店營銷人員應打電話給先預約的顧客，詢問其意愿。如果該顧客表示確定要使用該場地。假使顧客看重的宴會廳已被預訂，酒店營銷人員要嘗試說服顧客更改宴會日期。